VOCERO EMPRESARIAL: LA IMAGEN DE TU NEGOCIO

Elegir a un vocero empresarial no es una tarea fácil para las organizaciones y deben ser muy cuidadosas al hacerlo. Es importante que la persona a la que elegían cumpla con una serie de cualidades específicas para que su labor sea un impulso para la empresa.

En estos apartados nos enfocaremos en  la importancia que la labor de un vocero o portavoz tiene dentro de las organizaciones. De igual forma podrás leer una lista de características con las que debe contar aquella persona que desarrolle este trabajo.

¿QUÉ ES UN VOCERO EMPRESARIAL?

Probablemente te preguntes qué es un vocero empresarial y por qué es tan importante dentro de tu organización.

Un vocero empresarial es la persona que transmite la labor que realiza una empresa. Al mismo tiempo, es el encargado de mostrar la filosofía que tiene la propia compañía. De ahí que sea percibido por el público como la personificación de la organización. 

El vocero tiene poder para impulsar la imagen de una compañía y para establecer relaciones duraderas. De ahí que escoger a un buen vocero empresarial sea uno de los retos más importantes para un director de comunicación y de relaciones públicas. 

Los voceros deben tener un entrenamiento que los haga capaces de comunicarse con periodistas y audiencias en cualquier contexto. En muchas ocasiones es necesario realizar un “Media Training”. En un curso específico podrán adquirir las herramientas necesarias para responder a todo tipo de preguntas y evitar o afrontar crisis de comunicación.

Es aconsejable que la persona que desempeñe este trabajo tenga la formación adecuada, y a ello le puede ayudar un entrenamiento específico para mejorar la relación con los medios. Esto les dará las herramientas para contestar todo tipo de preguntas y evitar crisis de comunicación. Ayudará también a que la opinión pública se posicione a favor de la organización, mejorando su reputación.

EL VOCERO EN LA ERA DIGITAL

El trabajo del vocero ha tomado más relevancia con la evolución de las redes sociales y la atención que estas demandan a las empresas. Esto se debe a la cantidad de tiempo que dedican diariamente los usuarios en estas plataformas y la rapidez con la que la información llega a sus manos.

De acuerdo a datos del reporte Estado Social Media América Latina publicado por Comscore, en 2019 se hicieron 36.7 mil millones de publicaciones en las principales redes sociales. Dichas publicaciones generaron 18.7 billones de interacciones.

Las redes sociales han generado que la relación de las empresas con las audiencias sea diaria y constante. Esto hace que el vocero ya no sólo se encargue de hablar y transmitir mensajes hablados.

Ahora este debe digitalizarse y ser capaz de controlar todos los canales de comunicación de la empresa. De esta forma el portavoz podrá conversar con las audiencias y tener una relación empática con ellas.

Pero más allá de esto es importante que el vocero se diferencie del resto y proponga algo distinto a lo que toda la información de la web ya nos da. Será él quien genere un vínculo con los consumidores y por medio de sus puntos de vista y actitud creará empatía con ellos.

CARACTERÍSTICAS DEL VOCERO EMPRESARIAL IDEAL

El trabajo del vocero empresarial incluye una serie de responsabilidades que hacen su labor un reto. No sólo debe de ser un buen orador, debe contar con una serie de características específicas con el fin de que su comunicación sea eficiente y veraz.

Las características que debe tener un vocero empresarial para mantener una comunicación eficiente con el público a la que se dirige son:

  1. Habilidades de comunicación: al transmitir un mensaje debe ser claro, concreto y coherente. 
  2. Personalidad firme: esto se traduce en el dominio absoluto del tema que se habla, así como la habilidad de proyectar credibilidad y empatía con el público. 
  3. Habilidades interpersonales: al ser un trabajo que requiere el trato constante con personas, sus habilidades de relacionarse deben ser muy buenas.
  4. Lenguaje corporal: la expresión corporal del portavoz debe transmitir seguridad y confianza a las audiencias.
  5. Aspecto físico: es importante que se cuiden los detalles de su vestimenta, ya que también transmite un mensaje y sobre todo la formalidad o informalidad del mensaje enviado.
  6. Carisma: independientemente de la seriedad que requiere la comunicación de los mensajes, la simpatía y el buen humor en los momentos correctos son factores que ayudan a mejorar la imagen de la empresa.
  7. Conocer a los medios de comunicación: es importante que aquel que desempeñe este trabajo tenga conocimiento de los medios con los que tendrá contacto y la forma en que estos trabajan.
  8. Conocer al buyer persona: esto ayudará a que sus mensajes tengan la estructura y el lenguaje adecuado para transmitir de forma correcta el mensaje.
  9. Reacciones inmediatas: ante posibles crisis se requieren explicaciones convincentes para aclarar la situación. Las aclaraciones no pueden esperar mucho tiempo, para ello se requiere inmediatez.
  10. Mensajes claros: los mensajes que este transmita deben de ser claros a pesar que el contenido de estos sea científico, jurídico o técnico. Para ello debe conocer a la perfección el producto, servicio o situación de la que habla.
  11. Buen manejo de plataformas digitales: el buen manejo de estas y su eficiente comunicación ayudarán a prevenir posibles crisis de comunicación.
  12. Compromiso con la empresa: esto ayudará a que el mensaje sea creíble. Dicho de otro modo, este debe estar comprometido con la imagen corporativa de la empresa y conocerla a fondo.
  13. Ritmo ágil: buena dicción y un ritmo medio con el fin de que se entienda cada palabra del mensaje. La naturalidad es un punto importante.
  14. Vocabulario extenso y capacidad de comunicarlo: evitar el uso de monosílabos o respuestas cortas. Es importante sacar provecho del espacio para transmitir los valores de la empresa.
  15. Visión global de las tendencias: los voceros deben conocer todo lo que le incumbe a la marca para la que trabaja y cualquier situación que le pueda afectar a la marca y a sus consumidores.

Muchos de estos requisitos no son innatos a las personas. Puede incluso que hayamos pensado para vocero de nuestra empresa en alguien que no cumple a la perfección con todos los requisitos. Lo bueno es que la mayoría de ellos se pueden entrenar, preparar y mejorar.

En Serna Group buscamos impactar de forma positiva en las audiencias y los medios, a través de mensajes efectivos. Ponte en contacto con nosotros para encontrar la mejor forma de transmitir la información de tu empresa.

CLIPPING: RECOPILANDO INFORMACIÓN 

Preguntarnos qué es clipping es muy importante para la labor de comunicación. Esto se debe a que es un concepto clave para las áreas de marketing y relaciones públicas.

El clipping o clipping de prensa es la acción de recopilar las publicaciones que se hacen en los medios de comunicación sobre una empresa

Resulta una labor indispensable para las organizaciones ya que las ayuda a saber cómo se relacionan dentro del sector del que forma parte. Y sobre todo nos da la posibilidad de conocer la imagen que tenemos frente a las audiencias.

EL CLIPPING EN LA ERA DIGITAL 

El clipping ha evolucionado con el tiempo y sobre todo con el acceso a Internet. Esta herramienta era utilizada originalmente para recopilar las apariciones de una empresa en el periódico y medios tradicionales. 

La llegada de nuevas tecnologías y el acceso a Internet hicieron que el concepto evolucionara. Dicho de otro modo, los medios digitales y las redes sociales han cambiado drásticamente la forma en que nos comunicarnos.

Actualmente el press clipping es muy importante porque la sociedad consume más información que nunca. A pesar de que los datos y noticias han dejado de consumirse en papel como solía hacerse y ahora se consumen a través de una pantalla. 

Esta situación la vemos reflejada en los datos arrojados por la Encuesta Nacional de Consumo de Contenidos Audiovisuales publicada por el Instituto Federal de Telecomunicaciones. Más de 19 millones de personas consumen las noticias a través de redes sociales.

Esto no quiere decir que los medios de comunicación tradicionales dejen de ser importantes. Pero es cierto que muchas de las noticias ahora se difunden a través de los medios digitales.

De esta forma las Agencias de comunicación juegan un papel muy importante en la recolección de clipping. Ya que son ellas quienes se encargan de interpretar la información y hacer informes de calidad.

Esta interpretación ayuda a las distintas áreas que conforman una empresa a desarrollar sus estrategias. Entre las áreas más beneficiadas se encuentra el departamento de relaciones públicas, marketing y comunicación.

HERRAMIENTAS DE CLIPPING

Como consecuencia de la masificación de la información han surgido nuevas herramientas para facilitar su seguimiento. Con estas herramientas de clipping el trabajo es más rápido y los resultados se maximizan.

A continuación mencionaremos algunas de esas herramientas que facilitan el seguimiento de los medios, también conocido como resumen de prensa. 

  • Google Alerts. Es una herramienta gratuita que te permite revisar de forma cronológica la posición de tu empresa en los medios de comunicación.
  • Prowly. Esta plataforma da a las organizaciones la oportunidad de organizar y solicitar información de medios. La información proporcionada es de los principales medios.
  • Acceso 360. Esta herramienta permite encontrar a los periodistas indicados para las noticias. Te da la posibilidad de enviar presentaciones y colaborar en equipo.

IMPORTANCIA DEL CLIPPING EN LA ERA DIGITAL

En la actualidad el clipping es la mejor forma de tener monitoreada la información que hay de tu empresa en Internet. Por ello el papel que juega dentro de las empresas es determinante.

Entre las principales ventajas que supone son:

  • Nos da un panorama completo de la reputación de nuestra marca en el mercado.
  • Nos muestra el impacto que están teniendo nuestras estrategias de marketing y comunicación.
  • Previene al departamento de comunicación de posibles crisis.
  • Si se hace clipping a la competencia nos ayuda a conocer sus acciones y con ello enfrentarlas.
  • Nos ayuda a cuantificar el precio o rentabilidad de nuestras estrategias de comunicación.

PUNTOS PARA REALIZAR EL CLIPPING DE PRENSA

El clipping de prensa es un trabajo que poco a poco se ha ido optimizando ya que monitorizar toda la información de Internet es casi imposible. Teniendo en cuenta esto, te damos dos puntos que son claves para su realización:

  • Seleccionar la información digital o prensa escrita más relevante y con más alcance. 
  • Presentar los clippings por medio de informes, presentaciones o contenidos multimedias. Es importante que se interpreten los datos y hacer un análisis de estos.

En Serna Group sabemos lo importante que es la imagen de tu empresa frente a los medios. Acércate y démosle seguimiento a lo que hablan de ti.

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN

Las estrategias de comunicación son la herramienta estratégica y de planificación ideal. Cada organización debe crear su propia metodología con base en sus necesidades específicas. El objetivo siempre será comunicar el valor de la empresa y posicionarla en el mercado.

Las estrategias de comunicación deben abarcar tanto la comunicación interna como la comunicación externa de la organización. Esto llevará a los equipos de trabajo a maximizar sus resultados. Es así como lograrán una estrategia con resultados asertivos y funcionales.

La comunicación es dinámica y cambia en todo momento. Adaptarse al cambio será un elemento determinante para el éxito de las estrategias. La innovación será quien nos apoye a no quedar obsoletos y lograr la mejor comunicación.

Por ello, un plan de comunicación requiere profundizar en las necesidades de cada situación. Adaptando los recursos que tiene a cada proyecto para cumplir con los objetivos de la empresa.

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN INTERNA

Las estrategias de comunicación interna están dirigidas a nuestro equipo de trabajo. Nos permiten optimizar recursos y sobre todo mejorar la productividad. 

La comunicación interna de una empresa se refleja en los empleados: que estos sepan los objetivos de la organización o los cambios organizativos que ocurren. Es una señal de éxito en este punto.

Para ello se recomienda tomar en cuenta alguno de los siguientes canales:

  • Reuniones aleatorias 
  • Buzón de sugerencias
  • Revistas internas
  • Jornadas de puertas abiertas

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN EXTERNA

Las estrategias de comunicación externa están dirigidas al público externo de una empresa. Dependen en gran medida de los recursos que se emplean y abarca a los medios de comunicación. La creatividad e innovación juegan un papel muy importante.

Aquí encontramos el uso del marketing de contenidos, las relaciones públicas entre otros canales de promoción. Un producto o servicio no se vende únicamente porque sea bueno o bonito.

AGENCIAS DE COMUNICACIÓN: CREATIVIDAD Y ÉXITO

Hoy en día la comunicación forma parte de los medios para alcanzar el éxito. Por ello, las agencias de comunicación deben formar parte de nuestra empresa. A través de ellas nos acercamos al mercado y logramos transmitir la imagen que deseamos proyectar de nuestra organización.

Marshall McLuhan fue pionero en el estudio de la comunicación y la influencia de la tecnología en esta. Es considerado el padre de la comunicación y algunos medios lo llaman el profeta de la era digital.

El pensamiento de McLuhan señala que los medios de comunicación son una extensión del ser humano. Fue el creador de la frase: “el medio es el mensaje”; una afirmación que se ha convertido en un lema. Nos da a entender que lo importante es la forma en que recibimos la información.

Por ello las agencias de comunicación son el aliado perfecto, ya que se encargan de diseñar una estrategia comunicativa específica para tus necesidades. Con su apoyo lograrás tener una comunicación eficaz con el público.

COMUNICACIÓN CORPORATIVA

La comunicación corporativa abarca tanto la comunicación interna como la comunicación externa. El fin es lograr que la empresa tenga una imagen favorable ante los ojos del público. Se encarga de crear y difundir los mensajes a la audiencia.

La comunicación efectiva se ha convertido en un reto para las organizaciones. El desafío es ser el mensaje principal entre los miles que se le envían a las audiencias diariamente. Esto debe estar unido a la creación de nuevos canales y formatos de comunicación.

La industria de la comunicación y las relaciones públicas evoluciona a pasos agigantados. Los cambios del entorno social influencian los hábitos de los consumidores. 

Las audiencias cada día son más selectivas y exigentes. Este cambio se debe a que las personas pasan gran parte de su día inmersos en el mundo digital.

La estrategia comunicativa, busca ser una herramienta de negocio. Con ello las empresas pueden transmitir quiénes son y sus valores. Así como el producto que ofrecen o el servicio que dan.

De esta forma se potencializan las oportunidades de negocio. Al mismo tiempo, crece la reputación de la empresa y obtiene la licencia social para operar.

El éxito de una estrategia depende de su planificación. Para evitar fallos hay varios aspectos que deben seguirse, hasta lograr transmitir todos los objetivos de negocio.

Es importante convertir a la comunicación en un instrumento de gestión, negociación y control. Para lograrlo puedes seguir los siguientes consejos:

ANALIZAR A LA EMPRESA

El primer paso es analizar a la empresa y detallar puntualmente su situación actual.  Así podremos detectar los factores internos y externos que benefician o perjudican a la organización. Debemos partir de un análisis de las fortalezas, amenazas y áreas de oportunidad.

Los factores políticos, económicos, tecnológicos y sociales deben tenerse en cuenta en todo momento ya que estos inciden en la manera que tu empresa debe comportarse. Por último, es determinante llevar a cabo un análisis de la competencia de forma objetiva y sin sesgos. 

Para encontrar la mejor estrategia es importante ser realistas y honestos. La visión objetiva del panorama genera mejores estrategias, donde se aprovechan las áreas de oportunidad, se enfrentan a las amenazas y los puntos débiles se fortalecen.

DETERMINAR OBJETIVOS

Determinar objetivos es tan importante como definir al público al que queremos dirigirnos. Por ello al definirlos hay que tener en cuenta que sean realistas, medibles y alcanzables. Siendo fieles a la visión y valores de la empresa.

Con este paso alcanzaremos el objetivo primario: dar el mensaje correcto a los consumidores transmitiendo las intenciones de la marca.

DEFINIR A TU AUDIENCIA 

Definir a tu audiencia es un trabajo importante que requiere atención. Es decisivo para que la estrategia tenga éxito y exista una comunicación asertiva. Por ello la importancia de identificar y tener claro al público a quién se le habla.

La buena reputación de una compañía es vital. Esto dependerá en gran medida de las opiniones de múltiples grupos de interés, los cuales pueden ser desde colaboradores e inversionistas, hasta periodistas, clientes y la comunidad.

Es recomendable analizar distintos aspectos de la audiencia, como su estilo de vida, características sociodemográficas, comportamiento en la web e intereses. Toda la información será de importancia para el desarrollo de una estrategia de comunicación.

Se requiere conseguir la mayor cantidad de información posible. Así las posibilidades de que el público reciba el mensaje correcto serán mayores.

Es crucial tener claro quiénes conforman nuestros grupos de interés, mismos que se convertirán en aliados de la empresa. De ese modo se transformarán en un apoyo para la construcción de la reputación y confiabilidad de la marca.

GENERAR VALOR EN LA EXPERIENCIA

Generar valor en la experiencia del público debe ser el eje central. Por ello la importancia de establecer el mensaje rector de la comunicación. El contenido debe de ser informativo, actual, relevante y valioso. Esto creará un vínculo emocional con la audiencia.

DETERMINAR LOS CANALES DE COMUNICACIÓN 

Por medio de los canales de comunicación las audiencias reciben el mensaje. Las agencias de comunicación cuentan con un catálogo de medios que apoyan la estrategia. Estos pueden ser medios tradicionales como periódicos, radio y televisión. También se pueden emplear plataformas digitales como redes sociales, blogs o correos electrónicos . Estos medios son un impulso para alcanzar los objetivos de la comunicación corporativa.  

DESARROLLAR UN PLAN DE TRABAJO 

Es importante desarrollar un plan de trabajo que permita anticiparse y sea divergente. Para ello es esencial haber definido el público objetivo y los canales de comunicación. Este plan de trabajo debe incluir hitos y momentos estratégicos. Se recomienda agregar enfoques actuales y novedosos, para lograr seducir a la mente y corazón del público.

MEDIR LOS RESULTADOS

El éxito puede observarse al medir los resultados de la estrategia. Esto nos ayuda a conocer los avances y demostrar el valor y efectividad del plan de comunicación

Esta evaluación puede valorar los efectos o procesos desarrollados dentro de un periodo determinado. Entre las acciones que deben considerarse está el número de actividades realizadas y la asistencia a estas, así como los materiales distribuidos y el número de anuncios lanzados.

La comunicación es un activo estratégico para tu empresa. En Serna PR queremos acompañarte en la consolidación de tu imagen.