Al hablar de gestión de la comunicación nos referimos a la implementación de los recursos necesarios para comunicar la información de una empresa al interior y al exterior. Eso también incluye el uso de los canales que consideremos oportunos.
Esta tarea se vuelve determinante para las empresas e instituciones. La comunicación es esencial por dos motivos: ayudar a mantener una buena relación con los equipos internos y lograr las metas de los proyectos empresariales.
En este sentido, cada vez son más las empresas que optan por contratar los servicios de expertos para encargarles la gestión de la comunicación.
Para gestionar la información de una empresa y transmitirla de forma adecuada hay que tener en cuenta numerosos factores, y en esta entrada vamos a profundizar en todos ellos.
Diseñamos estrategias de comunicación para tu empresa en México
Para poder ejercer una buena gestión, es primordial que sepamos que existen varios tipos de comunicación. En cuanto a la comunicación organizacional o empresarial nos encontramos ante dos grandes campos: comunicación interna y comunicación externa.
Tal como lo dice su nombre, la comunicación interna es la que se da al interior de las empresas, o sea entre ejecutivos y trabajadores. El objetivo de esta es alinear la información que tienen todos los integrantes, generar sentido de pertenencia entre los colaboradores y cumplir objetivos en común. Sus subdivisiones son: la comunicación ascendente, descendente y horizontal.
Por otra parte, la comunicación corporativa externa es la que genera vínculos con todos los terceros que tengan alguna relación directa con la organización, por ejemplo clientes o proveedores. En este caso, muchas veces la comunicación se centra en transmitir información sobre algún producto o servicio pero también se busca que los terceros empaticen con las organizaciones.
La actualización y profesionalización de la cultura organizacional ha hecho que con el paso de los años se vayan empleando técnicas de comunicación diferentes. La gestión de la comunicación en las organizaciones implica un conjunto de acciones que conforman una estrategia de comunicación con el fin de favorecer el trabajo. Estas acciones tienen como principales objetivos:
Las 5W de la gestión de la comunicación se refieren a 5 preguntas que se deberían responder y nos ayudan a tener en mente los aspectos más importantes de las comunicaciones del proyecto.
Estas directrices deben ser guiadas y supervisadas por el Project Manager con el fin de tener el éxito deseado.
Las 5W pueden estar apoyadas por otras 2H según la revista Appvizer1:
Por supuesto, para controlar la comunicación de una empresa podemos emplear diferentes herramientas de gestión. Con ellas podemos eliminar las barreras que se presentan habitualmente en este campo. Estas herramientas son orales, escritas, digitales e incluso audiovisuales. El uso de unas u otras dependerá del plan de comunicación diseñado.
A continuación, te presentamos algunas de las herramientas para la gestión de la comunicación más relevantes.
Las publicaciones institucionales son una especie de revista interna que se encarga de informar y cohesionar al personal. En esta se escriben sobre diferentes áreas con el fin de producir una comunicación integral. Es decir, comunicar a todos los niveles de la empresa. Puedes hacer estas publicaciones como crónicas, notas de prensa o con el formato y estilo que más se adecúe a lo que quieres transmitir.
La carta al personal es una gran herramienta gracias a su brevedad y legibilidad. El principal objetivo es transmitir o difundir noticias importantes como resultados del negocio, cambios en la estructura de la organización, etc. Puede enviarse por correo electrónico o en forma física.
La carta de bienvenida es indispensable cuando un nuevo empleado se integra a nuestra empresa. El principal objetivo es que el trabajador tenga la información necesaria sobre la organización a la que se acaba de incorporar. Debe contener datos como el organigrama, integrantes, y los puntos más importantes que puedan ayudarle en el proceso de adaptación.
Estas guías de estilo son indispensables para dar a conocer los procesos institucionales. Deben contener información histórica, técnica y de la propia organización. Esto será de gran ayuda para organizar los procedimientos y evitar confusiones en el día a día.
Los folletos informativos tratan temas particulares e importantes para el funcionamiento diario de la empresa. Este tipo de material aborda las directrices para actuar frente a un accidente laboral o reglas básicas de trabajo. Además, son muy útiles para promover acciones como campañas de concientización.
Las redes sociales juegan un gran papel en la comunicación actual. Las organizaciones las utilizan como medio para interactuar directamente con su público, o sea que para comunicación externa son fundamentales. Si de comunicación interna se trata, también se han desarrollado redes para que sean utilizadas exclusivamente por el personal de la compañía, por ejemplo Yammer.
Si quieres conectar aún más a través de redes sociales. Utilizar una buena narrativa hará que tus receptores se interesen en lo que tienes que comunicar. Si quieres desarrollar este tipo de herramientas investiga qué es storytelling, te ayudará mucho.
Las reuniones, que seguramente todos hemos tenido, son una gran herramienta para crear espacios de comunicación efectiva. En estas se pretende recabar información así como darla, mientras que se reflexiona, se toman decisiones e incluso se puede capacitar al equipo.
Existen muchos motivos por los cuales la comunicación empresarial se ha vuelto fundamental para las empresas. A continuación, te presentamos algunas de las razones con mayor peso para que pongas especial esmero en la gestión de tu comunicación empresarial:
Estos son sólo algunos beneficios que la comunicación interna puede traer a tu empresa. La comunicación es un componente determinante para la consecución de objetivos empresariales.
Por ello debemos evitar a toda costa los problemas en este ámbito. Tener contemplado un plan de gestión comunicacional nos ayudará a garantizar el éxito de nuestras estrategias. Ponte en contacto con el equipo de Serna Group y recibe la mejor asesoría.
Gestionamos la comunicación de tu compañía en Colombia y Latinoamérica
