La gestión de la comunicación tiene como fin implementar y monitorizar todos los canales de comunicación y los contenidos de una empresa, ya sea interna o externamente.
Es así que este plan de gestión se vuelve determinante para las empresas e instituciones. Esto se debe a que la comunicación es esencial para que el equipo mantenga una buena relación y así se alcancen las metas de cada proyecto.
La comunicación eficaz es la clave para el éxito de las estrategias de cualquier empresa. Por esta razón no podemos dejar a un lado este aspecto si queremos alcanzar todos nuestros objetivos. Para lograrlo es importante recibir asesoría de expertos en comunicación para así poder cumplir los estándares más altos.
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La gestión de la comunicación es un tema de suma importancia. Por eso te recomendamos que sigas leyendo esta nueva entrada del blog.
Índice de Contenidos
¿QUÉ ES GESTIONAR LA COMUNICACIÓN?
Gestionar la comunicación implica un conjunto de acciones que conforman un plan de comunicaciones con el fin de favorecer el trabajo de las organizaciones. Estas acciones tienen como principales objetivos:
- Prevenir posibles crisis de conflictos internos por medio de la integración del equipo de trabajo.
- Promover la comunicación con los miembros del equipo de trabajo.
- Hacer posible espacios de participación y opinión dentro de la organización.
LAS 5W DE LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Las 5W de la gestión de la comunicación nos ayudan a tener en mente los aspectos más importantes de las comunicaciones del proyecto. Estas directrices deben ser guiadas y supervisadas por el Project Manager con el fin de tener el éxito deseado. Las 5W son:
- What information?: ¿Qué información es determinante tener en cuenta para el proyecto?
- Who needs it?: ¿Qué se necesita de la información?
- When is the information needed?: ¿Cuándo se necesita tener esa información?
- What is the format of the information?: ¿Cuál es el formato en el que se debe recibir esa información?
- Who will be responsible for transmitting the information?: ¿Quién será el responsable de transmitir la información?
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Existen diferentes herramientas de gestión, y pueden ser orales, escritas, digitales e incluso audiovisuales. Algunas de las más importantes son:
CARTA AL PERSONAL
La carta al personal es una gran herramienta gracias a su brevedad y legibilidad. El principal objetivo es transmitir o difundir noticias importantes, como resultados del negocio, cambios en la estructura de la organización etc. Puede enviarse por correo electrónico o en forma física.
CARTA DE BIENVENIDA
La carta de bienvenida es indispensable cuando un nuevo elemento se integra a nuestra empresa. El principal objetivo es que el nuevo personal tenga la información necesaria sobre la organización a la que se acaba de incorporar. Debe contener datos como el organigrama, integrantes, y los puntos más importantes que puedan ayudarle en el proceso de adaptación.
LIBROS DE ESTILO
Estas guías de estilo son indispensables para dar a conocer los procesos institucionales. Deben contener información histórica, técnica y de la propia organización. Esto será de gran ayuda para organizar los procedimientos y evitar confusiones en el día a día.
FOLLETOS INFORMATIVOS
Los folletos informativos tratan temas particulares e importantes para el funcionamiento diario de la empresa. En este tipo de material se tratan temas como las directrices para actuar frente a un accidente laboral o reglas básicas de trabajo. Además, son muy útiles para promover acciones como campañas de concientización.
PUBLICACIONES INSTITUCIONALES
Las publicaciones institucionales son una especie de revista interna que se encarga de informar y cohesionar al personal. En esta se escriben sobre diferentes áreas con el fin de producir una comunicación integral. Es decir, comunicar a todos los niveles de la empresa.
REUNIONES
Las reuniones, que seguramente todos ya hemos tenido, son una gran herramienta para crear espacios de comunicación efectiva. En estas se pretende recabar información así como darla, mientras que se reflexiona, se toman decisiones e incluso se puede capacitar al equipo.
Estas son sólo algunas herramientas que van a beneficiar la comunicación interna de tu empresa. La comunicación es un componente determinante para la consecución de objetivos empresariales.
Por ello debemos evitar a toda costa los problemas en este ámbito. Tener contemplado un plan de gestión comunicacional nos ayudará a garantizar el éxito de nuestras estrategias. Ponte en contacto con el equipo de Serna Group y recibe la mejor asesoría.